Pełnienie funkcji członka zarządu w spółce kapitałowej wiąże się nie tylko z prowadzeniem spraw spółki i podejmowaniem decyzji gospodarczych, lecz również z realnym ryzykiem ponoszenia odpowiedzialności osobistej. W praktyce obrotu gospodarczego wielu przedsiębiorców zakłada, że funkcjonowanie w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza całkowite oddzielenie majątku prywatnego od zobowiązań spółki. Jest to założenie jedynie częściowo prawdziwe. O ile bowiem co do zasady za zobowiązania cywilnoprawne odpowiada sama spółka, o tyle w obszarze prawa podatkowego oraz prawa karnego skarbowego ustawodawca przewidział szereg sytuacji, w których odpowiedzialność może zostać przypisana bezpośrednio członkom zarządu.

Organy podatkowe, a następnie sądy administracyjne i sądy karne, w pierwszej kolejności badają, kto faktycznie zajmował się sprawami gospodarczymi podmiotu. Nie decyduje wyłącznie formalne stanowisko, lecz rzeczywisty zakres kompetencji, wpływ na decyzje finansowe oraz możliwość nadzoru nad procesem rozliczeń. W spółkach kapitałowych przyjmuje się, że to właśnie zarząd odpowiada za prawidłową organizację systemu rachunkowości, obiegu dokumentów oraz terminowość wykonywania obowiązków publicznoprawnych. Z tego względu brak osobistego sporządzania deklaracji podatkowych nie wyłącza odpowiedzialności.

Szczególne znaczenie ma odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Przepisy te przewidują odpowiedzialność osoby, która na podstawie przepisu prawa, umowy, decyzji właściwego organu lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi podmiotu, w szczególności finansowymi. W praktyce oznacza to, że członek zarządu może odpowiadać jak sprawca czynu zabronionego, jeżeli doszło do złożenia nierzetelnej deklaracji, podania nieprawdy organowi podatkowemu, nierzetelnego prowadzenia ksiąg lub uporczywego niewpłacania podatku w terminie.

W postępowaniach karnych skarbowych kluczowe znaczenie ma ustalenie winy. Nie jest wymagane wykazanie zamiaru bezpośredniego polegającego na świadomym dążeniu do uszczuplenia podatku. Wystarczające może okazać się stwierdzenie, że dana osoba dopuściła się rażącego niedbalstwa. Za takie uznaje się w szczególności brak jakichkolwiek procedur kontrolnych, tolerowanie wielomiesięcznych zaległości podatkowych, brak weryfikacji pracy księgowości lub ignorowanie informacji o nieprawidłowościach. Organy podatkowe często wskazują, że profesjonalny uczestnik obrotu gospodarczego powinien przewidywać konsekwencje swoich działań oraz zapewnić minimum organizacyjne pozwalające na prawidłowe rozliczenia.

Częstym argumentem podnoszonym przez członków zarządu jest korzystanie z usług biura rachunkowego. W praktyce nie stanowi to wystarczającego zabezpieczenia. Zlecenie prowadzenia księgowości nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności publicznoprawnej. Zarząd nadal powinien nadzorować sposób wykonywania umowy, analizować raporty finansowe, kontrolować powstające zobowiązania oraz reagować na pojawiające się nieprawidłowości. Brak jakiejkolwiek kontroli bywa przez organy traktowany jako naruszenie podstawowych obowiązków zarządczych.

Istotnym zagadnieniem jest również podział kompetencji w zarządzie. W wielu spółkach jeden z członków zarządu odpowiada za finanse, inny za sprzedaż, a jeszcze inny za kwestie operacyjne. Podział taki może ograniczyć zakres odpowiedzialności, jednak wyłącznie wtedy, gdy jest rzeczywisty i udokumentowany. Jeżeli pozostali członkowie zarządu posiadali wiedzę o nieprawidłowościach albo mieli realną możliwość ich wykrycia, odpowiedzialność może objąć więcej niż jedną osobę. W praktyce sądy badają, czy dany członek zarządu mógł powziąć informacje o zagrożeniu i czy podjął działania naprawcze.

Poza odpowiedzialnością karną skarbową istnieje także odpowiedzialność za zaległości podatkowe. W określonych przypadkach organ podatkowy może orzec o odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Postępowanie to ma charakter odrębny i poprzedzone jest analizą, czy w odpowiednim czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub podjęto działania restrukturyzacyjne. Zaniechanie takich działań może prowadzić do przeniesienia odpowiedzialności na osoby zarządzające.

W praktyce największe znaczenie mają działania prewencyjne. Bezpieczeństwo zarządu w znacznej mierze zależy od tego, czy spółka posiada realny system nadzoru nad rozliczeniami. Obejmuje on między innymi weryfikację kontrahentów, kontrolę obiegu dokumentów, raportowanie zobowiązań podatkowych, okresowe przeglądy rozliczeń oraz dokumentowanie decyzji dotyczących spraw finansowych. W postępowaniach prowadzonych przez organy skarbowe często decydujące znaczenie mają właśnie dokumenty potwierdzające, że zarząd interesował się sytuacją podatkową spółki i reagował na zagrożenia.

W sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości szczególnie ważna jest szybka reakcja. Złożenie korekty deklaracji, uregulowanie zaległości podatkowej oraz poinformowanie organu o popełnionym czynie może w określonych warunkach prowadzić do wyłączenia karalności. W praktyce zastosowanie znajduje instytucja czynnego żalu. Jej skuteczność zależy jednak od momentu złożenia zawiadomienia oraz zakresu przekazanych informacji. W wielu przypadkach nieprawidłowe sporządzenie zawiadomienia lub złożenie go zbyt późno powoduje, że ochrona nie zostaje przyznana.

Podsumowując, odpowiedzialność członków zarządu za rozliczenia podatkowe spółki ma charakter realny i coraz częściej jest egzekwowana. Organy podatkowe nie ograniczają się do kontroli samej spółki, lecz analizują również działania osób zarządzających. Najskuteczniejszym sposobem ograniczenia ryzyka jest nie tylko prawidłowe prowadzenie księgowości, lecz przede wszystkim stworzenie systemu nadzoru, dokumentowanie decyzji oraz szybkie reagowanie na pojawiające się nieprawidłowości. Funkcja członka zarządu powinna być traktowana jako obowiązek wymagający stałej kontroli nad obszarem finansowym i podatkowym działalności gospodarczej.